Como funciona o processo de qualificação de fornecedores de alimentos?

Os processos externos à organização influenciam grandemente na qualidade da administração empresarial e nos resultados obtidos dentro da cozinha. Como assim? Basta pensar no processo de qualificação de fornecedores de alimentos. Dependendo de como o seu fornecedor controla seus próprios processos e cuida do alimento, há dois cenários possíveis: ou chega até a sua cozinha um alimento seguro e da maior qualidade ou um alimento contaminado, que maximiza os desperdícios e de qualidade questionável.

Da empresa de internet ao fornecedor de alimento, todas as pessoas envolvidas para que a sua cozinha funcione devem ser de confiança. Se a empresa terceirizada da limpeza te deixar na mão, são seus funcionários que precisarão pegar a vassoura. Afinal, ninguém quer entrar em um restaurante sujo. Se a empresa da internet falhar, talvez, seu sistema não funcione e aquela plaquinha de wi-fi não sirva para nada.

E o fornecedor de alimentos? Já parou para pensar no peso deste profissional dentro da sua cozinha? Ele tem a sua matéria prima. Você precisa dele para servir o que está no cardápio. Nenhuma UAN de grande porte consegue fazer compras semanais no mercado. Os fornecedores entram em ação para facilitar o trabalho do dia a dia, entregar alimentos de qualidade e otimizar o seu orçamento.

Mas para que essa relação seja duradoura e sustentável, é preciso conhecer o processo de qualificação de fornecedores de alimentos. O que levar em consideração na hora de escolher um? Quais pontos são essenciais para sua empresa? Como prevenir fraudes e futuras dores de cabeça? É sobre isto que conversaremos abaixo.

Esse post é um complemento de um outro, onde explicamos alguns pontos a se levar em consideração na hora de fechar negócio. Por lá, falamos sobre as necessidades da empresa, a distância, a reputação do fornecedor, etc. Aqui, vamos além.

A ISO 9001 diz o seguinte: “a organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”. Isso significa que a qualificação vai além da documentação, é preciso determinar requisitos para uma avaliação complexa e detalhada.

Elencamos três pontos principais na hora de qualificar seu fornecedor. Você já passou por todos os pontos do outro post e, agora, é pra valer. É preciso tomar uma decisão. Você tem uma empresa em mente, o interesse é mútuo, mas como garantir que você não vai entrar em uma fria, com um fornecedor não conforme?

Primeiro passo: análise a competitividade

Antes de fechar negócio, sente outra vez com todos orçamentos em mãos. Analise os prazos de entrega, as formas de pagamento e, talvez, aquelas promessas que parecem irreais. Veja se o fornecedor mais caro tem motivos para cobrar mais e desconfie do muito barato, se questionando o que ele não prioriza para conseguir cobrar tal valor.

Outro ponto importante é ver quais fornecedores têm certificação de qualidade. Isso é um bom indício da preocupação com a segurança dos alimentos. Confira também o histórico na mídia, as opiniões nas redes sociais e veja como estão, atualmente, as empresas que contrataram este fornecedor.

Essa é a sua chance de tirar qualquer dúvida que ainda resta. Lembre-se: é a sua empresa em jogo. Você não batalhou anos para pôr tudo a perder por causa de outra pessoa que não se preocupa com a qualidade do seu serviço. Antes ser taxado de chato do que ficar com aquela pulguinha atrás da orelha.

Segundo passo: visita técnica

Agora começa o processo de qualificação de verdade. Leve sua consultoria nutricional ou responsável técnico para fazer uma visita ao fornecedor. Sim, pessoalmente. Com prancheta na mão e olhos bem atentos.

Falar uma coisa por telefone é fácil, mas é preciso provar que, no dia a dia, a matéria prima é tratada com o respeito que merece. Nesse momento, o profissional responsável vai avaliar as condições estruturais, documentais e produtivas. Por isso, é importante contratar alguém que conheça sobre a legislação sanitária.

Essa é a hora de observar a aplicação total das boas prática da fabricação. Do teto aos ralos, do transporte ao POPs, tudo está de acordo? São vários e vários detalhes a se atentar. Não é uma visitinha para tomar café. É para colocar pingos nos is.

E a documentação, tudo em dia? Registro sanitário, manual de boas práticas, os tais dos POPs, plano de APPCC… O responsável vai avaliar todos os documentos e conferir se na prática as informações batem. Ter um documento escrito de acordo com a legislação não basta se na hora do vamos ver o caso toma conta e tudo sai do controle.

O último ponto da visita é conferir se o fornecedor tem algum mecanismo de rastreabilidade. Isto é, se der ruim com algum alimento que ele lhe deu, você tem como rastrear a origem e o processo de produção do produto? Ter um sistema de rastreabilidade é muito importante para garantir a qualidade e a segurança dos alimentos.

Terceiro passo: monitoramento do fornecedor

Por fim, você fecharam negócio, está tudo certo, então, chegou o momento de avaliar como as coisas são no dia a dia. O fornecedor cumpre o prazo de entrega? O pedido de compra está compatível com a nota fiscal? A qualidade do material recebido está de acordo com o que lhe foi prometido? O atendimento continua o mesmo?

O monitoramento se dá pelo acompanhamento do recebimento do material. Por este motivo, também é importante ter um POP de recebimento de alimentos, para saber quais critérios devem ser avaliados na hora de receber o produto. Então, por exemplo: a temperatura está certa? O caminhão está limpo? As embalagens estão íntegras?

O processo de qualificação do fornecedor de alimentos é complexo, mas necessário. Ficou em dúvida se os seus fornecedores tem esse grau alto de qualidade? Está pensando em trocar de fornecedor? Quer melhorar a relação entre empresa e fornecedores? Aqui, na Nutri Mix, nós temos um serviço voltado especialmente para está área. Conheça e tenha fornecedores parceiros, não adversários!